Una novità introdotta dalle Linee Guida AgID sui documenti informatici è il Piano delle aggregazioni documentali, obbligatorio per il settore pubblico[1].
Si tratta di uno strumento “integrato con il sistema di classificazione a partire dai livelli gerarchici inferiori di quest’ultimo e finalizzato a individuare le tipologie di aggregazioni documentali (tipologie di serie e tipologie di fascicoli) che devono essere prodotte e gestite in rapporto ai procedimenti e attività in cui si declinano le funzioni svolte dall’ente”.
Il piano, se applicato con intelligenza, diventa strategico nella gestione documentale di una organizzazione. Vediamo di cosa si tratta e a cosa serve.
Partiamo dalle definizioni: cosa sono le aggregazioni documentali?
Nell’Allegato 1 delle Linee Guida, le aggregazioni documentali informatiche (ADI) vengono definite come l’insieme di “documenti informatici o insieme di fascicoli informatici riuniti per caratteristiche omogenee, in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione all’oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni dell’ente”. Di seguito una breve definizione delle tre tipologie di aggregazioni documentali indicate dal legislatore: fascicoli, serie di documenti, serie di fascicoli.
Il fascicolo è un’aggregazione “strutturata e univocamente identificata contenente atti, documenti o dati informatici prodotti e funzionali all’esercizio di una attività o allo svolgimento di uno specifico procedimento”.
Questo è sicuramente uno degli strumenti di lavoro più diffusi, presente ovunque esistano documenti, i quali al suo interno sono eterogenei per forma ma non per contenuto e sono identificati con il medesimo indice di classificazione .
Le tipologie di fascicoli che possono essere formate sono cinque: affare, persona fisica, persona giuridica, attività e procedimento amministrativo.
Le serie documentarie, invece, sono costituite da documenti singoli accorpati per ragioni funzionali in base alla tipologia o alla provenienza. Ne sono un esempio i contratti, collocati in una sequenza determinata (in genere cronologica) e a cui si attribuisce un numero progressivo, dando luogo alla creazione di appositi repertori . Altri esempi di serie aggregate in base alla tipologia di atto sono le circolari e le fatture.
Sono un esempio, invece, di serie documentarie aggregate in base alla provenienza le deliberazioni, quindi aggregazioni omogenee in base all’organismo che le ha prodotte.
Infine, le serie di fascicoli sono costituite da fascicoli accorpati per ragioni funzionali, in base alla classe di riferimento del piano di classificazione o alla tipologia di fascicoli. Un esempio sono le serie di fascicoli dei dipendenti oppure dei fascicoli dei fornitori. Questo tipo di aggregazione si può costituire successivamente alla formazione dei fascicoli, generalmente nell’archivio di deposito e poi nell’archivio storico.
Le Linee Guida, quindi, esplicitano che le Amministrazioni non devono solamente garantire la formazione di fascicoli informatici ma anche la creazione di altre aggregazioni documentali, che devono tutte essere gestite all’interno del sistema di gestione informatica dei documenti.
Regole condivise per la formazione delle aggregazioni documentali
L’organizzazione dei documenti in aggregazioni logiche e fisiche (fascicoli e serie) è un’operazione indispensabile all’interno di un archivio corrente. È fondamentale, però, che questo venga fatto con criteri condivisi e a partire dal quadro di classificazione adottato.
Le regole e le indicazioni necessarie per la formazione dei fascicoli, delle serie documentali e delle serie di fascicoli devono pertanto essere indicate nel Piano di organizzazione delle aggregazioni.
Questo strumento operativo si integra con il piano di classificazione adottato (titolario), che guida la formazione e la sedimentazione della documentazione e con il piano di conservazione , che definisce invece i criteri di selezione periodica e di conservazione della documentazione, e fornisce principi uniformi di organizzazione dei documenti e per la concreta creazione dell’archivio digitale e dei fascicoli che lo costituiscono.
Il piano delle aggregazioni deve essere predisposto dal Responsabile della gestione documentale e allegato al Manuale di gestione, riportando le modalità di formazione, gestione e archiviazione dei fascicoli informatici e delle aggregazioni documentali informatiche con l’insieme minimo dei metadati ad essi associati.
Princìpi per la redazione del piano
Il piano “funziona”, cioè è un reale supporto alla gestione documentale informatica se fornisce a chi lavora istruzioni coerenti e sistematiche e la sua predisposizione non può che partire, quindi, dall’analisi dei flussi documentali e dalla mappatura dei procedimenti.
Essendo collegato con il titolario, le tipologie di aggregazioni documentali che vanno formate devono essere individuate per ciascuna voce di classificazione.
Sono molti gli elementi informativi che possono essere previsti in un piano delle aggregazioni. Vediamone insieme alcuni.
Sicuramente è necessario descrivere in maniera chiara e puntuale i criteri per la gestione dei fascicoli e delle serie, quindi ad esempio per l’apertura, l’alimentazione, la chiusura dei fascicoli.
Anche la tipologia di fascicolo da adottare di volta in volta deve essere specificata. Tipologie diverse di fascicolo possono infatti implicare diritti di accesso diverso o la presenza dati personali, oppure essere legate ai tempi di conservazione della documentazione.
Va poi descritta la struttura dell’aggregazione e indicare, ad esempio, la presenza di sotto-fascicoli, che si possono creare per rispondere a necessità pratiche.
Altra indicazione importante riguarda i criteri di denominazione normalizzata dei fascicoli, necessaria per migliorare la comprensione del contenuto dell’aggregazione e favorirne la ricerca.
L’importanza strategica del piano
Abbiamo visto che il piano delle aggregazioni è uno strumento obbligatorio per la PA. Non si tratta però di adottarlo unicamente per ottemperare ad un dettato normativo: un piano ben fatto e tarato sulle effettive esigenze operative dell’organizzazione per cui è realizzato, comporta una serie di vantaggi in termini di efficacia della gestione documentale.
Infatti, non solo favorisce la corretta formazione dell’archivio digitale e ibrido ma facilita anche la definizione degli accessi a fascicoli e documenti e l’adozione di idonei presidi di sicurezza logica .
Una corretta fascicolazione sostiene i processi decisionali mantenendo nel tempo le relazioni tra i documenti che fanno parte delle ADI.
Infine, la creazione di aggregazioni uniformi e coerenti facilita il versamento dei documenti al sistema di conservazione digitale.
Appare evidente, quindi, l’importanza di questo strumento anche per un soggetto privato: regole condivise per la formazione e gestione dei propri fascicoli e delle altre aggregazioni documentali rendono pienamente efficaci gli investimenti aziendali nella digitalizzazione, nella sicurezza informatica, nella conservazione digitale.
[1] Le Linee Guida AgID sui documenti informatici, entrate in vigore nel 2022, hanno abrogato le regole tecniche in materia di formazione, protocollazione, gestione e conservazione del documento (regolate nei DPCM del 2013 e 2014), offrendo una visione d’insieme delle fasi della gestione documentale, dalla formazione alla conservazione permanente.
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