Sistema di gestione documentale: 2 grandi equivoci da chiarire
Ogni azienda ritiene di avere un sistema di gestione documentale.
Bisogna tuttavia sgombrare il campo da 2 grandi e potenzialmente “pericolosi” equivoci.
Equivoco n.1: il sistema di gestione documentale è un software
Il sistema di gestione documentale non è solo un software ma un insieme di elementi tra loro strettamente correlati: la mancanza di uno o più di questi elementi fa venire meno la definizione di “sistema documentale”
Equivoco n.2: il sistema di gestione documentale è un gestionale
Il sistema di gestione documentale spesso viene confuso con un gestionale che, per sua stessa natura, consente di gestire workflow e processi per rispondere ad una particolare necessità, attività o funzione dell’azienda. Naturalmente, tale gestione genera dei documenti che restano all’interno del gestionale, archiviati in vario modo.
Facciamo un esempio.
La scrittura di una stringa relativa al payroll di un dipendente (presenze, malattie, festività, ferie etc.), quando viene registrata nel gestionale, di fatto crea un documento: la busta paga.
Questo non vuol dire che il gestionale sia un sistema di gestione documentale : è un software specifico pensato per supportare l’azienda nello svolgimento di alcune funzioni amministrative, e che contiene dei documenti.
Cosa è veramente un sistema di gestione documentale
Il sistema di gestione documentale, come già accennato, è costituito da un insieme di componenti
Il software è soltanto uno di essi.
Quali sono queste componenti?
- Regole norme e procedure.
Per fare in modo che i flussi di informazioni e quindi di documenti, siano correttamente impostati, gestiti nell’arco della loro esistenza, e utilità e conservati poi nel tempo in maniera adeguata, occorre definire regole, norme e procedure.
Senza queste non c’è software che tenga.
Fino a un certo numero di anni fa, infatti, non esistevano software di gestione documentale, ma esisteva comunque un sistema di gestione documentale composto da registri cartacei e da un insieme strumenti e regolamenti deputati allo svolgimento della funzione di “gestione documentale”.
- Modello organizzativo
E’ fondamentale per la costituzione e per il funzionamento di un sistema documentale individuare in maniera chiara i ruoli, le funzioni e le responsabilità rispetto alla gestione della documentazione all’interno dell’azienda. Spesso la funzione di gestione documentale non esiste neanche negli enti pubblici, nonostante sia da considerarsi una funzione importante che deve essere guidata da una figura dirigenziale, con delle competenze specifiche e profonda conoscenza delle procedure interne: il responsabile della gestione documentale.
- Modello normativo
All’interno dell’organizzazione è necessario che si sappia a quali norme e leggi si deve sottostare per fare in modo che sia garantita la compliance. Spesso il tema della compliance normativa è più sentito negli enti pubblici, tuttavia anche le organizzazioni private sono soggette aun “corpus normativo” abbastanza consistente che va conosciuto in modo approfondito per costruire un modello da applicare nella costituzione e gestione del sistema documentale.
- Il software
Affinché una organizzazione sia in grado di operare rispondendo a norme, procedure, modelli organizzativi e compliance, si rende necessaria l’adozione di uno strumento software.
Il software di fatto è importante e vitale, ma è ma è solo uno degli elementi che costituiscono il sistema di gestione documentale, non il primo.
Come rendere efficace il sistema di gestione documentale
Per rendere efficace il sistema documentale in azienda, bisogna dunque essere innanzitutto consapevoli circa la funzione dei 4 elementi citati sopra.
Raggiunta l’opportuna consapevolezza a iivello manageriale e dirigenziale, è necessario che tutte le regole, norme e procedure siano adottate in maniera omogenea da tutti i dipendenti, poiché è durante l’esercizio delle funzioni in azienda, nel corso del lavoro di ciascunovengono generati dei documenti, e questi documenti devono essere gestiti.
Ci sono poi dei ruoli aziendali, quali i “responsabili della gestione documentale” che devono padroneggiare regole norme e procedure, compatibilmente con il modello organizzativo definito.
L’interazione dei dipendenti con le varie procedure, la rispondenza alle norme, e lo svolgimento di particolari ruoli appartenenti al modello organizzativo definito per la gestione documentale, fanno parte di un sistema che deve essere disegnato in maniera intelligente.
L’obiettivo è quello di arrivare a una implementazione e configurazione software che risponda veramente alle esigenze aziendali in materia di gestione documentale.
Sappiamo bene, infatti, che i software non conoscono le peculiarità di una azienda in termini di procedure, norme e ruoli organizzativi: essi vanno definiti sulla base dell’approccio appena descritto, costituito dalla consapevolezza degli elementi in gioco, affinché l’investimento in gestione documentale sia davvero efficace e permetta dunque di ottenere un vero ritorno.
Tutto ciò è utile anche per evitare che l’azienda commetta il frequente errore di acquistare il “software dei sogni”, considerato come unico elemento risolutore, ma che, di fatto, spesso comporta una dispersione economica senza apportare reali benefici se non configurato a valle di un accurato studio dei 4 elementi fondamentali.
Per rendere efficace un sistema di gestione documentale è quindi necessario avere consapevolezza di:
- Regole, norme e procedure specifiche dell’organizzazione
- Modello organizzativo adeguato, ovvero individuazione di ruoli e responsabilità
- Modello normativo di riferimento per la compliance
- Software che consenta di operare secondo i dettami dei 3 elementi precedenti.
In ultimo, è importante tenere presente che l’efficacia di un sistema di gestione documentale passa anche per una corretta impostazione dell’interoperabilità tra sistemi gestionali adottati dall’azienda, che producono e conservano documenti e flussi di informazioni. L’interoperabilità è necessaria per scongiurare il rischio di inutili duplicazioni tra informazioni e documenti generati all’interno di A un particolare sistema gestionale “verticale”, e quelle che è necessario gestire nel sistema informatico documentale, con la pericolosa conseguenza di una generale inefficienza dell’intero impianto.
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