La ridondanza informativa in azienda si verifica quando la stessa informazione è presente più volte nei sistemi dell’azienda, sia essa un record o un documento.
Si fa spesso riferimento al fatto che la ridondanza è un problema da affrontare. Tuttavia vedremo in questo articolo come la ridondanza sia una condizione fisiologica e non evitabile, in virtù del fatto che in una azienda le informazioni transitano attraverso più sistemi (gestionale, documentale..).
La ridondanza informativa è una condizione spesso utile e che, se gestita in modo economico ed efficace, non comporta particolari aggravi di lavoro per i dipendenti.
Su quali sistemi custodire i documenti?
E’ comune che il responsabile della gestione documentale chieda ai colleghi delle varie divisioni aziendali di riportare all’interno del “documentale” centrale i documenti che utilizzano nei sistemi verticali.
Questa richiesta genera alcune importanti obiezioni da analizzare.
Obiezione 1
Una delle più frequenti obiezioni che un record manager o un responsabile della gestione documentale del sistema informativo dell’azienda ricevono da parte dei colleghi dei vari dipartimenti o delle aree di un’azienda è la seguente:
“Ho già tutto quello che mi serve nel mio gestionale o nelle mie directory o sul mio file system. Ho il mio workflow. Non posso perdere tempo a replicare documenti e informazioni anche nel sistema documentale aziendale. A me non serve il sistema documentale aziendale, mi serve solo per le cose che devono andar fuori. Per una serie di minime cose che comunque non gestisco io.”
Obiezione 2
Altra frequente obiezione che viene sollevata:
“Perdo tempo. Si duplicano le informazioni, poi è possibile che io ho una versione più aggiornata. E mentre nel sistema abbiamo messo quella precedente, però non abbiamo tenuto conto del flusso di informazioni successivo in cui un cliente ci chiede di modificare un documento e quindi si crea confusione. Comunque il documentale a me non compete, non è il compito della mia area, quindi non me ne devo preoccupare.”
Qual è il risultato di queste obiezioni all’interno dell’azienda e che molti avranno ricevuto certamente ?
Dispersione delle informazioni aziendali
Le informazioni aziendali sono sparse nei diversi sistemi gestionali verticali utilizzati dalle diverse aree di competenza. Questi diventano quindi dei veri e propri compartimenti stagni dai quali è impossibile ricavare informazioni da parte di altri che non siano coloro che ci lavorano direttamente. E ci sono molti casi, invece, in cui questo è necessario.
La dispersione delle informazioni aziendali non si verifica, invece, se esse sono tenute al contempo
- a) nei sistemi gestionali per gli scopi e i processi delle diverse funzioni aziendali e per il business aziendale e
- b) all’interno del sistema documentale che rappresenta il cuore dell’organizzazione informativa aziendale.
Il rischio di disallineamento delle informazioni
Una ulteriore obiezione che viene mossa a seguito dell’invito a riportare le informazioni non solo sui sistemi verticali ma anche sul documentale centrale, è che si crea una duplicazione inutile su più sistemi, con aggravio di costi e con il rischio di disallineamento tra le informazioni più aggiornate e le informazioni meno aggiornate.
Oltre alla obiezione di ridondanza e disallineamento, viene quindi obiettato un aggravio di costi legati alla necessità di allineare le informazioni su più sistemi.
Soluzioni
Tutte le situazioni descritte sopra, le obiezioni e i problemi, sono comuni e ricorrenti nelle aziende.
Le soluzioni da identificare devono sicuramente privilegiare un obiettivo di risparmio del tempo dei dipendenti, il che equivale ovviamente a un costo per l’azienda.
Allo stesso tempo occorre assicurare all’azienda o all’ente il governo e la conservazione nel tempo dei documenti e quindi delle informazioni che essi veicolano.
La conservazione dei documenti deve essere:
- Eseguita correttamente
- Essere completa
- Adottare sistemi omogenei, accessibili attraverso le giuste profilazioni per i diritti di accesso e visibilità in base alle funzioni e al ruolo aziendale, non in base al nome della persona.
La soluzione più efficace per indirizzare l’intera questione è applicare l’intelligenza a tutte le informazioni aziendali.
Questo consente di:
- individuare nei sistemi verticali e gestionali le informazioni che devono far parte del sistema informativo e documentale aziendale.
- Verificare il corretto flusso delle informazioni verso i sistemi individuati
- Verificare che le informazioni si trovino, per il periodo di tempo definito, esattamente dove dovrebbero essere
Applicare l’intelligenza al governo delle informazioni presuppone ovviamente che le stesse siano:
- mappate
- classificate
- collegate correttamente ai processi aziendali e ai relativi workflow
In questo modo, il flusso informativo è tracciato e si raggiunge la consapevolezza di cosa si trova dove e a quale scopo.
Raggiunta tale consapevolezza e quindi avendo applicato l’intelligenza al governo delle informazioni, è possibile individuare correttamente quali devono essere conservate nel sistema informativo- documentale aziendale, attraverso
- l’interoperabilità tra sistemi
- la mappatura dei metadati che è stata fatta
E’ fondamentale a questo punto chiarire il fatto che la ridondanza informativa tra più sistemi non è di per se un grande problema.
Ciò che è importante è che si costruisca una solida struttura documentale aziendale, dove le informazioni sono conservate e accessibili in maniera omogenea e coerente: il cuore pulsante dell’organizzazione, ovvero il sistema informativo – documentale aziendale.
E’ fondamentale quindi lavorare sull’interoperabilità tra sistemi per evitare un aggravio di lavoro: occorre agire sui sistemi che coesistono all’interno dell’azienda. facendo in modo che essi veicolino nel sistema documentale aziendale le informazioni che devono esservi mantenute.
In conclusione, la soluzione verso la quale puntare contempla:
- i sistemi verticali e gestionali a supporto dei workflow e dei processi aziendali di uno specifico business;
- il sistema informativo – documentale centrale, punto nevralgico che mantiene in maniera uniforme e per il tempo appropriato il corretto accesso a tutto il patrimonio informativo dell’azienda;
- meccanismi di interoperabilità tra sistemi, i quali sono in grado di “comunicare” e scambiare informazioni e documenti sulla base dei criteri identificati applicando l’intelligenza al governo delle informazioni.
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