L’ENTE

 

La Fabbriceria di Santa Maria del Fiore, denominata anche Opera del Duomo di Firenze, conserva, tutela e promuove il patrimonio artistico e culturale del Complesso monumentale di Piazza del Duomo a Firenze: la Cattedrale di Santa Maria del Fiore con la Cupola di Brunelleschi e la Cripta di Santa Reparata, il Battistero di San Giovanni, il Campanile di Giotto ed il Museo.

 

L’istituzione è nata più di 700 anni fa e si occupa oggi di progettare ed eseguire, soprattutto con l’impiego di professionalità e maestranze interne, gli interventi conservativi e di restauro dell’intero Complesso monumentale. Cura inoltre le manutenzioni del patrimonio immobiliare non monumentale accumulato nel corso dei secoli grazie ad acquisizioni funzionali, lasciti e donazioni e le attività legate alla fruizione di architetture, opere d’arte e beni archivistico-librari, si impegna attivamente nella promozione della cultura e dell’arte attraverso l’offerta di eventi culturali.

LE NECESSITÀ

 

Opera del Duomo di Firenze è certamente attenta al suo ricco patrimonio documentario: ne promuove la fruizione e la valorizzazione e ne cura la conservazione ed il restauro. Questa attenzione è rivolta all’archivio nel suo insieme, già a partire dalla fase corrente, cioè quella in cui si forma l’archivio, in cui esso ha finalità pratiche ed amministrative ed è uno strumento strategico nel supportare l’azione quotidiana dell’ente.

 

Le principali esigenze manifestate da Opera riguardavano proprio questa fase di produzione documentaria, ormai prevalentemente digitale, ed in particolare:

  1. l’implementazione di un sistema di gestione documentale in grado di rispondere pienamente alle sue necessità lavorative;
  2. la realizzazione di strumenti archivistici di governo dell’archivio in formazione;
  3. lo sviluppo di procedure e regole per garantire la corretta tenuta dell’archivio della fabbriceria.

 

Oltre all’esigenza pratica di gestire efficacemente il proprio archivio corrente, alla base delle richieste del cliente c’è la consapevolezza che questo tipo di intervento contribuisce a garantire il mantenimento nel tempo della memoria delle attività di Opera. É stato quindi molto stimolante poter applicare il nostro Framework RML – Record Management Layer in un’istituzione così antica, allo scopo di supportarla nella corretta tenuta dell’archivio digitale, così da garantire la preservazione della memoria della fabbriceria.

LE SOLUZIONI AB

L’intervento proposto è stato articolato in diverse fasi, applicando il nostro Record Management Layer (RML) con una logica modulare.

→ Il primo step è stato quello dell’assessment e dell’analisi dei procedimenti e dei flussi documentali, sia analogici che digitali, per rilevare eventuali gap nella corretta formazione e tenuta dell’archivio. Contestualmente è stato verificato il sistema informatico di protocollo, le procedure e le regole necessarie per il mantenimento delle finalità giuridico-probatorie del registro di protocollo e i diversi “gestionali verticali” adottati per l’espletamento di specifiche funzioni interne.

→ Sulla base delle risultanze dell’assessment si è delineato un sistema di gestione documentale cartacea e digitale e, in concerto con il cliente (in particolare l’Area Archivio quale referente diretta del progetto), si è deciso di intervenire in maniera graduale nell’implementazione degli strumenti e delle procedure, così da garantirne una efficace adozione.

Le fasi successive hanno dunque riguardato:

→ il disegno del modello organizzativo della funzione di protocollo e gestione documentale;

→ lo sviluppo delle procedure per la registrazione al protocollo;

→ la revisione del Piano di classificazione (Titolario) precedente adottato, modificando l’articolazione dello strumento ed integrandolo con alcune voci, sulla base delle funzioni e delle attività svolte dall’ente.

→ la predisposizione di Linee guida per la fascicolazione dei documenti, allo scopo di  supportare la creazione delle aggregazioni documentali (analogiche e digitali) secondo criteri condivisi.

L’intervento modulare ha successivamente previsto:

→ l’implementazione del Piano di fascicolazione, integrato al nuovo Titolario, per guidare gli uffici nella formazione e nella gestione dei fascicoli relativi agli affari trattati;

→ lo sviluppo del Piano di conservazione della documentazione;

→ la formazione on-the-job del personale, per accompagnare Opera del Duomo nell’applicazione dei nuovi strumenti di gestione dell’archivio corrente e supportare l’ente nel consolidamento del modello organizzativo prescelto per la gestione documentale.

 

I RISULTATI

 

La logica adottata nell’intervento archivistico e l’approccio graduale nell’introduzione di strumenti e regole, sono elementi chiave che contribuiscono a migliorare la qualità della gestione documentale dell’ente, orientata sempre più verso flussi documentali digitali e paperless, sia interni che esterni.

Ulteriore punto di forza del progetto è stato certamente la collaborazione con il cliente e la sua consapevolezza dell’importanza e centralità della gestione documentale: area di rifermento e promotrice dell’intervento è stata infatti l’Area Archivio di Opera, con la quale abbiamo lavorato a stretto contatto per tutto lo svolgimento del nostro incarico.

La collaborazione ha permesso anche di supportare tutti gli uffici nell’intraprendere il percorso di acquisizione del metodo di lavoro e garantire il corretto utilizzo dei nuovi strumenti  archivistici.