L’ENTE

 

Inizialmente nata come “Fondazione Giuseppe Taliercio”, su iniziativa di Confindustria e Federmanager per favorire la diffusione della cultura manageriale del Paese – in tributo all’omonimo dirigente visionario che credeva profondamente nello strumento associativo, con la convinzione che solo dal dialogo tra le parti potesse nascere una ragionevole prospettiva di crescita, in fabbrica quanto in società – la odierna “Fondirigenti G. Taliercio” è il Fondo interprofessionale per la formazione continua dei dirigenti. Per le caratteristiche che la contraddistinguono, la Fondazione è un Ente di diritto privato equiparato a organismo di diritto pubblico, ed è quindi sottoposta all’autorizzazione e al controllo del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, e all’osservanza delle disposizioni emesse dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC). Con 14 mila imprese e oltre 80 mila manager che vi si affidano, gli obiettivi di Fondirigenti mirano a favorire la managerializzazione delle aziende, sviluppare un sistema di formazione continua per i manager, finanziare lo sviluppo della competitività delle imprese e sperimentare per loro soluzioni innovative finalizzate alla crescita.

LA SFIDA: REGOLARE UN WORKFLOW, GESTIRE I FLUSSI DOCUMENTALI

 

Una delle peculiarità del nostro modulo RML – Records Management Layer è di certo riconducibile alle attività di contestualizzazione dell’Ente che prevede. Per tale ragionevole elemento, certamente legato alla generica deontologia di settore, ma al tempo stesso insito nelle qualità del nostro team, l’importanza riscontrata nelle attività di identificazione, circoscrizione e proiezione delle azioni in un progetto (che sia questo incipiente o nelle fasi pivotali di sviluppo), ha garantito al Case Fondirigenti di delinearsi in modo naturale e funzionale alle esigenze espresse.

Su questa base, e in conformità a quanto richiesto dalla procedura di affidamento di servizi per “l’implementazione di un sistema di flussi di gestione per l’archiviazione documentale”, il team AB ha saputo raccogliere il guanto fornendo una scrupolosa analisi preliminare, in grado di riportare lo status quo complessivo dell’organizzazione del sistema documentale di Fondirigenti: primo tassello nella costruzione del processo di realizzazione.

 

LA COLLABORAZIONE CON IL CLIENTE

 

Casistiche di questa entità – in uno slancio di scostamento dal filone di suggestioni che più facilmente fornisce risposta al manifestarsi di un evento – non rispondono certo alle logiche del caso, al contrario sopraggiungono in perfetta concordanza con quelle che, in maniera significativamente esaustiva, vengono definite “visioni comuni”.

Le ragioni del nostro incontro, quasi prevedibili se osservate a posteriori, passano in secondo piano al confronto con quelle, ancor più acclarate, che corroborano le analogie tra la nostra società – nella fattispecie della divisione specializzata CD-Cleverdocs – e Fondirigenti. Idee, concetti e comportamenti, supportati da concretizzazioni, professionali e umane, che sposano un’immagine-guida condivisa ben chiara: cultura, per noi, significa insieme di valori come responsabilità e rispetto, ma anche creazione di nuovi percorsi, modalità e abilità che possano fungere da esempio e contribuire alla realizzazione di obiettivi collettivi.

 

LE NECESSITÀ

 

I punti nevralgici sono stati identificati di conseguenza all’esecuzione di un iniziale assessment documentale, che definisse la situazione as is, per poi procedere all’identificazione delle principali criticità, passando poi alle modalità di raggiungimento del to be.

  1. Redigere delle solide e ponderate procedure di protocollo, includendo il disegno del relativo modello organizzativo.
  2. Realizzazione dello strumento principale per il Workflow: il Piano di classificazione.
  3. Provvedere al completamento degli strumenti necessari alla Gestione documentale: Piano di fascicolazione e Massimario di selezione e scarto.
  4.  Un chiaro disegno del Workflow documentale dei piani formativi, corredato da approfondimenti normativi specifici.

LE SOLUZIONI AB

1. Al fine di descrivere e regolamentare le attività di registrazione di protocollo della corrispondenza in entrata e in uscita, sia in digitale che su supporto analogico, il team AB ha agito in sinergia con i referenti di Fondirigenti per lo sviluppo di un documento puntuale, articolato ed esplicativo della necessità di operare in accordo con le direttive elaborate.

Le procedure, sviluppate attraverso l’utilizzo di un registro linguistico tecnico-descrittivo, sono state strutturate secondo una sequenzialità che contempla, al principio, gli aspetti generali, per poi volgere alle casistiche particolari; debitamente fornite di un indice iniziale, sintetico e orientativo, le indicazioni sono state partizionate in 14 capitoli, sviluppati in 23 pagine.

2. Strumenti principali per un determinato, efficace e coerente Workflow documentale sono il Piano di classificazione e il conseguente Piano di fascicolazione. Il nostro team, di contesto all’esposizione chiara della normativa che identifica il PdC come requisito obbligatorio, ha provveduto al processo di “reductio ad unum” riuscendo, da un punto di vista redazionale, a far avanzare in parallelo le descrizioni di titoli e classi identificati e i relativi esempi pratici, con l’obiettivo di garantire chiarezza alla forza lavoro di Fondirigenti.

Grazie a una struttura di immediata intuibilità, il documento del Piano di classificazione, consistente in 27 pagine debitamente indicizzate, è stato articolato secondo la più concordante gerarchizzazione dell’Ente, prevedendo dieci differenti titoli che raccolgono le funzioni/attività/affari e/o relative materie di cui sono espressione.

3. Con una lunghezza minore, e di contesto al Piano di classificazione, a completamento della redazione degli strumenti fondamentali per una corretta gestione della fase corrente e di deposito di un Ente, è stata fornita la redazione del Piano di fascicolazione, accorpato al necessario Massimario di selezione e scarto. Seguendo le finalità didattiche del primo strumento (il PdC), anche per Fascicolazione e Scarto non sono state tralasciate indicazioni in grado di far trasparire le rispettive ragion d’essere.

4. In considerazione della serie di attività intraprese da Fondirigenti per conseguire l’obiettivo di efficientare la propria gestione cartacea e digitale, e visto l’obiettivo di più ampio profilo perseguito, di giungere progressivamente a una gestione paperless dei flussi documentali interni ed esterni, è emersa la necessità di sottoporre a revisione il workflow di una delle attività cardine dell’Ente: la presentazione dei piani formativi.

→ Attraverso strumenti e modalità compliant alla normativa vigente, in grado di garantire dunque sicurezza, efficienza ed efficacia alla gestione del proprio patrimonio documentale, il team AB è stato in grado – tenendo in considerazione il Piano di classificazione e il Piano di fascicolazione precedentemente redatti – di proporre un documento che è risultato fondamentale per la riduzione progressiva della ridondanza cartaceo-digitale.

→ Nell’intenzione di rendere evidente quale fosse l’evoluzione necessaria da fare, con dei riferimenti alle criticità e le operazioni obsolete già evidenziate nell’iniziale Assesment documentale, l’ultimo documento fornito dal team è quindi stato articolato a partire dalla rappresentazione diagrammatica del flusso as is. Di contesto alle considerazioni sul piano gestionale e normativo, e nuovamente con l’ausilio di un puntuale disegno di processo, è stato fornito (to be) il nuovo Workflow dei piani formativi.

 

IL RISULTATO

 

Emblematico e rappresentativo di un’attitudine comportamentale che non smentisce mai la tendenza ad essere coinvolgente, senza mai lasciare indietro l’aspetto legato all’efficacia, Fondirigenti rimane stabilmente leader nell’ambito delle sue attività, finalizzate all’erogazione di servizi, ma soprattutto al finanziamento della formazione continua per quel che riguarda la cultura manageriale. Aver assicurato un’implementazione poderosa a un Workflow documentale di così specifica pertinenza tematica al codice etico-professionale che da vent’anni veicola anche AB, fa assumere a questo nostro intervento, dunque – nel quadro del triennio che ci ha visto collaborare – una forma definita, conosciuta, eppur tendente a una prospettiva speranzosa e degna, capace di coinvolgere valori potenti di correttezza e rispetto, di dignità, responsabilità e, fortunatamente, lungimiranza.