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HealthCheck Documentale: PRIMA conoscere, POI governare

Archivio-corrente

Un servizio di rilevazione, analisi e valutazione indispensabile per acquisire piena cognizione del sistema documentale aziendale.

Obiettivi del servizio "HealthCheck Documentale"

Il servizio è finalizzato a disegnare lo stato “As-Is” del governo delle informazioni aziendali: come circolano, in che modo vengono trattate, conservate, scartate, come vengono ricercate.

L’approfondita conoscenza dello “stato di salute” delle informazioni aziendali è un elemento indispensabile per:

  • ottimizzare/snellire i processi aziendali
  • ridurre i costi di gestione delle informazioni (diretti e indiretti)

Descrizione del servizio "HealthCheck Documentale"

Rilevazione dello stato del Sistema Informativo/Documentale

Il lavoro è finalizzato ad indagare, ad esempio:

  • le modalità di accesso e di scambio delle informazioni
  • gli applicativi utilizzati nello svolgimento delle attività aziendali (gestionali, verticali, protocollo informatico, ecc.)
  • il/i sistema/i documentale in uso
  • l’esistenza o meno di archivi fisici e digitali in azienda e le loro consistenze
  • ogni altra informazione utile a costruire il quadro dello stato “as is” del sistema documentale aziendale.

Per svolgere il lavoro sono analizzati documenti, regolamenti, procedure, norme ecc. e si svolgono uno o più incontri con le figure chiave dell’azienda.

Individuazione delle criticità

I dati raccolti vengono poi sistematizzati e analizzati con l’obiettivo di individuare esigenze e criticità, ad esempio:

  • difficoltà nel reperire le informazioni o documenti aziendali (tempi e costi)
  • duplicazione incontrollata e ridondante dei documenti e delle informazioni
  • mancanza di procedure omogenee e coerenti con il business
  • archivi (fisici e digitali) ridondanti e disordinati, che occupano spazio

Proposta degli interventi correttivi

Infine, se emergono inefficienze nell’ambito della gestione delle informazioni, che comportano costi inutili e non produttivi, si formulano proposte correttive o anche solo migliorative rispetto allo stato rilevato.

Come funziona il servizio

come funziona healthcheck documentale

Alcuni destinatari tipici del servizio HealthCheck Documentale

Il servizio di “HealthCheck Documentale” è particolarmente indicato per:

  • Aziende interessate ad intervenire sui flussi documentali “correnti”,  con l’obiettivo di  eliminare i flussi cartacei in favore di quelli digitali
  • Aziende che hanno la necessità di armonizzare insiemi di informazioni veicolati da diversi canali (tradizionale cartaceo, dematerializzato, nativo digitale)
  • Aziende che devono scegliere un sistema documentale o configurarlo efficacemente
  • Aziende che hanno la necessità di eliminare la ridondanza cartaceo/digitale, cioè stabilire regole per preferire la documentazione digitale a quella cartacea (mantenendo solo la carta che serve davvero)
  • Aziende che vogliono dare valore ai propri archivi e renderli più visibili e usabili  (valorizzazione della storia d’impresa)
  • Aziende che hanno bisogno di regole per determinare cosa conservare in cartaceo e in digitale, ogni quanto scartarlo, cosa non scartare mai.
  • Aziende che necessitano di acquisire maggiore controllo sul reperimento di documenti (sapere dove sono i documenti che in caso di necessità vanno esibiti per ragioni giuridiche, fiscali, di business, ecc.)
  • Aziende che hanno depositi cartacei da sistemare: cosa scartare, cosa tenere, perché. Per guadagnare spazio, per ridurre il carico incendiario, per acquisire nuovi locali, per recuperare velocemente le informazioni sui documenti

Contattaci per info

Per informazioni sul servizio di “Healthcheck documentale” per tua azienda, compila il form e ti ricontatteremo presto.